NYC On Timeアシスト導入事例

─導入の背景、経緯等についてお聞かせください。

発端は当社グループで、「内部統制整備の一環で隠れた残業や仕事をなくそう」としたことによります。
まず、実際には隠れ残業があるのか、現状の状況を掘り出し明るみに出すということを第一に考えました。勤怠管理システムでジョブカンを導入しておりますので、そちらを上手く利用した運用は出来ないかと考えたところ、PCの ON時刻／OFF時刻のログが記録出来れば、勤怠管理とPCの時刻の差異で隠れた残業を発見できるのではないかと考え、導入に至りました。もし、勤怠管理とPCの時刻の差異がなかった場合も隠れ残業の発生抑制になると考えました。

─導入の決め手(選定理由・条件）がありましたら教えてください。

まず、ジョブカンと連携できるシステムであることが前提条件で、中小企業でも導入しやすく、システム構造がわかりやすく、かつPC40台程度の小規模対応が可能であり、最適でした。

システムとして使い勝手の良さも重要で、様々な機能が搭載されているけれど難しくないことや、PCの ON時刻／OFF時刻が簡単に取得できるところが気に入りました。 なにより、標準搭載の機能の一部のみ解放（使用）できるという利便性の良さが決め手になりました。段階別に制度を導入したいと考えていましたので、搭載機能のすべてを一度に使用するしかないシステムではなく、導入タイミングを選べる（※システム管理者による機能の表示・非表示による）システムだったことが一番の決め手になります。

やはり、いきなり社員のPCをシャットダウンするということに、社内的にも一般的にもあまり耳にしない状況かなと思い、機能をいきなりフル活用するとみんながびっくりしちゃうだろうと懸念しておりました。
かといって、最小限の機能のみを搭載しているシステムを導入して「これしかできません。」となってしまうと、次の段階はどうすれば？となってしまうので…あれこれできる中で、初段階としてPCのON時刻／OFF時刻ログ記録を導入して、社員の状況や社内の反応を見て、結果を踏まえ段階を踏んでいけるのが最適だったと実感しています。

─導入効果についてはいかがでしょうか？

NYC On Timeアシストの導入効果は社内的に大きいと感じています。
使用していて困ったことも特になく、なにより日常あまり存在を感じないので、もはや使っていない感覚で、あることを意識しないです。
それも、「残業警告の自動ポップアップ機能」を使用していないので、導入前と変わらずに違和感が少ないため社員が監視されているような嫌な気持ちを感じにくかったのだと思います。

導入もスムーズで楽でした。各PCへのアプリケーションのインストールも２〜３手間で済みますし、馴染みのない注意画面などの選択もなかったので、社員からの質問も少なくてトラブルなくすんなり導入できたと思います。

マイクロサーバも使用時の放熱が多くないうえに、電源の供給がLANケーブル（PoEタイプ）なので発熱の心配も低く、なによりコンセントを必要としないのでどこにでも置けて便利でした。このマイクロサーバ自体のコンパクトさも使い勝手が良く気に入っています。

─今後の展望、ご要望等についてお聞かせください。

やっと初段階の導入が落ち着き、実施結果が見えてきたかな、という状況です。
ゆくゆくを考えると、多様な業務内容のある弊社の働き方ではシャットダウン機能を使用するということまでは難しいと考えています。

それよりも、「残業警告の自動ポップアップ機能」をうまく活用していくことで、残業を抑制する（取り締まる）ことを強化するのではなく、自発的に「残業をするか・しないか」と判断ができる社員を増やしていきたいと考えています。
また、結果データを分析・管理することで、社員の業務状態・業務内容を把握・変更したり、もしくは最終的に業務内容によっては対象から外すなどの強弱をつけた使い方がいいのか、それとも一律同じ管理がいいのか見定めていけるよう、NYC On Timeアシストを活用していきたいと思っています。

NYC On Timeアシストの活用例

まず社内ルールとして、「勤怠を押したら15分以内にPCをシャットダウンする」事とし、社員にはNYC On Timeアシスト導入時にルールとシステムの告知だけを流して、あまり難しい話はしませんでした。

集計は、月曜から日曜までの一週間分を翌週に確認する週次と、ひと月分の最終結果を細分化して社長報告する月次の、２種類で管理しています。
どちらのチェックも報告を簡単にまとめられるように、各システム（ジョブカン・NYC On Timeアシスト）から抽出したcsvを貼り付けると、自動で表に反映するようにマクロを組んでいます。

表の反映時に勤怠表の出退勤時刻（ジョブカン）とPCのON時刻／OFF時刻ログ（NYC On Timeアシスト）の15分以上の乖離、もしくは休日にPCを立ち上げた「隠れ業務」に自動的に色でチェックがつくようになっており、チェックのついた該当社員に、管理者がメール等で理由の確認をしています。

社員の業種や業務によって偏りはありますが、乖離が見つかっても実際は[PCの未シャットダウン]や、[急な早出・残業で上長承認待ち（勤怠反映前）]の社員が多く、却って監視というよりは社員それぞれの業種ごとの業務状況を人事部が把握でき、社員への働き方の評価やコミュニケーションにも繋がっていると感じています。

取材日：2024年7月